Impegno per la Protezione dei Dati
La presente Informativa sulla Privacy ha lo scopo di descrivere in modo trasparente e conforme al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e al Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003 e succ. mod.) come Kairos raccoglie, protegge e tratta i dati personali di titolari di saloni, collaboratori e clienti finali che fruiscono della piattaforma gestionale e del booking online.
Titolare del Trattamento
Il Titolare del Trattamento per i dati degli utenti registrati (titolari di salone, staff amministrativo e contatti contrattuali) è:
Kairos Salon SaaS S.r.l. (o ditta fornitrice della piattaforma)
Piattaforma gestionale multi-tenant cloud per il settore Beauty & Hairdressing
Email Privacy & DPO: privacy@kairos-app.it
PEC di riferimento: reperibile tramite modulo di contatto ufficiale
Distinzione dei Ruoli Privacy (Titolare vs Responsabile ex Art. 28)
Nel funzionamento di un'applicazione SaaS B2B moderna, operano due distinte qualificazioni privacy stabilite dal GDPR:
Kairos determina le finalità e i mezzi del trattamento per i dati anagrafici del titolare, le credenziali di accesso, le preferenze di configurazione e i dati di fatturazione del software.
Il Salone è il Titolare autonomo per i dati personali dei propri clienti (nomi, numeri di telefono, indirizzi email, note tecniche, formule colore e storico appuntamenti). Kairos agisce unicamente quale Responsabile del Trattamento (Data Processor ex art. 28 GDPR), trattando tali informazioni su istruzione documentata del Salone ed esclusivamente per consentire il funzionamento dell'agenda, della rubrica e dei promemoria appuntamenti.
Tipologie di Dati Trattati
Nell'ambito dell'erogazione dei servizi, la piattaforma tratta le seguenti categorie di dati:
- Dati di Registrazione Titolare & Staff: Nome, cognome, email aziendale, recapito telefonico/cellulare, credenziali crittografate (hash), ragione sociale, Partita IVA e indirizzo della sede.
- Dati dei Clienti del Salone: Nome e cognome del cliente, numero di cellulare per promemoria WhatsApp/SMS, indirizzo email per conferme di prenotazione, preferenze operatore, note e schede tecniche di bellezza.
- Dati di Utilizzo & Sicurezza: Indirizzi IP, identificativi di sessione (cookie tecnici), timestamp delle operazioni (audit log di sicurezza per prevenzione intrusioni e tracciamento accessi).
Finalità e Basi Giuridiche del Trattamento
| Finalità | Dati Coinvolti | Base Giuridica (GDPR) |
|---|---|---|
| Erogazione del software SaaS (agenda, clienti, cassa) | Dati account titolare, staff e clienti salone | Esecuzione del Contratto (Art. 6.1.b) |
| Invio promemoria appuntamenti e notifiche | Cellulare WhatsApp/SMS ed email cliente | Esecuzione del Contratto / Istruzioni Titolare |
| Fatturazione, gestione pagamenti e contabilità | Dati fiscali e P.IVA del salone | Obbligo di Legge (Art. 6.1.c) |
| Sicurezza della piattaforma, audit log e prevenzione abusi | Indirizzi IP e log applicativi | Legittimo Interesse (Art. 6.1.f) |
| Newsletter facoltativa su novità e consigli per saloni | Email del titolare | Consenso esplicito revocabile (Art. 6.1.a) |
Misure di Sicurezza Tecniche e Organizzative
In ossequio all'art. 32 del GDPR ("Sicurezza del trattamento"), Kairos implementa misure allo stato dell'arte a protezione della riservatezza, integrità e disponibilità:
Tutti i flussi di comunicazione sono cifrati con protocolli TLS/HTTPS a 256 bit con certificati SSL avanzati.
Ogni salone opera in un ambiente logicamente e rigorosamente isolato (Tenant ID univoco), impedendo fughe di dati inter-salone.
Nessuna password viene memorizzata in chiaro. Utilizziamo algoritmi crittografici salted bcrypt/argon2 ad alto costo computazionale.
Copie di sicurezza automatiche su server ridondati all'interno della Comunità Europea per garantire ripristini rapidi in caso di guasto.
Periodo di Conservazione dei Dati & Diritto all'Oblio
I dati personali trattati sono conservati esclusivamente per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità contrattuali e di legge:
- Dati di Prova Gratuita non convertita: In caso di mancata sottoscrizione al termine dei 14 giorni e di inattività prolungata, i dati vengono rimossi o anonimizzati entro 60 giorni, previo avviso via email per consentire l'eventuale esportazione dei contatti.
- Dati di Clienti Attivi: Conservati per l'intera durata del contratto di servizio attivo.
- Dati Contabili e Fiscali: Conservati per 10 (dieci) anni ai sensi dell'art. 2220 del Codice Civile italiano.
- Diritto all'Oblio: In caso di richiesta di cancellazione immediata da parte del Salone, tutti i record operativi associati al tenant vengono rimossi irreversibilmente dai database attivi.
Destinatari dei Dati e Sub-Responsabili (Sub-processors)
I dati personali non saranno mai ceduti, scambiati o venduti a terzi per scopi promozionali. Per l'erogazione del servizio cloud, Kairos si avvale esclusivamente di fornitori tecnologici di comprovata affidabilità, vincolati ad appositi accordi contrattuali di riservatezza (Data Processing Addendum):
- Fornitori di Hosting Cloud & Database: Data center situati nell'Unione Europea con certificazioni ISO 27001 e SOC 2.
- Gateway di Gateway SMS & Notifiche WhatsApp: Provider di messaggistica telefonica per il recapito automatico dei promemoria appuntamento.
- Fornitori di Elaborazione Pagamenti: Piattaforme autorizzate e certificate PCI-DSS Level 1 (per i canoni di abbonamento).
Diritti dell'Interessato (Artt. 15-22 GDPR)
In qualunque momento, ciascun interessato (titolare, collaboratore o cliente del salone) ha il diritto di esercitare i diritti riconosciuti dal GDPR:
Per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere all'indirizzo email privacy@kairos-app.it o inviare una richiesta tramite la pagina Contatti. Risponderemo entro 30 giorni come previsto dalla legge.
Cookie Policy e Tecnologie di Sessione
Kairos adotta una politica rigorosa sull'uso dei cookie:
- Cookie Tecnici di Autenticazione (Essenziali): Utilizzati unicamente per mantenere attiva la sessione autenticata dell'utente (cookie sicuri HTTP-Only) e ricordare le preferenze di visualizzazione dell'agenda. Non richiedono consenso preventivo ai sensi delle linee guida del Garante Privacy.
- Nessun Cookie di Profilazione Pubblicitaria: Kairos non installa cookie di tracciamento marketing di terze parti né monetizza il traffico dei visitatori.
Diritto di Reclamo all'Autorità Garante
Qualora l'interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione del Regolamento UE 2016/679, ha il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo nazionale competente:
Garante per la Protezione dei Dati Personali (Italia)
Piazza Venezia n. 11, 00187 Roma
Sito web ufficiale: www.garanteprivacy.it
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